Tietosuojaseloste Digit ry
Voimassa 4.4.2023 alkaen
1. Rekisterinpitäjä
Digit ry
Vesilinnantie 5, Agora
20014 Turun yliopisto
2. Rekisteriasioista vastaava henkilö
Digit ry:n hallituksen puheenjohtaja
Hallituksen puheenjohtajan yhteystiedot löydät osoitteesta: https://digit.fi/viralliset/hallitus23
Hallituksen tavoitat osoitteesta: digit[at]utu.fi
3. Rekisterien nimet
Digit ry:n jäsenrekisteri
Digit ry:n tapahtumailmoittautumisrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Digit ry:n keskeinen tehtävä on hoitaa jäsentensä opiskelijaedunvalvontaa ja järjestää jäsenille monipuolista vapaa-ajan toimintaa.
Digit ry:n jäsenrekisteri on yhdistyslain 11§:n mukainen jäsenluettelo yhdistyksen jäsenistä.
Digit ry:n jäsenrekisteriin ja tapahtumailmoittaumisrekisteriin kerättäviä henkilötietoja käytetään jäsenluettelon ja sähköpostilistojen ylläpidon, Digit ry:n toiminnasta ja tapahtumista tiedottamisen, tapahtumien järjestämisen ja jäsenkyselyiden toteuttamisen yhteydessä.
5. Rekisterin sisältö, tietolähteet ja tietojen säilytysaika
Digit ry:n jäsenrekisteriin kirjataan seuraavat tiedot: 1) henkilön täydellinen nimi, 2) kotikunta, 3) sähköpostiosoite, 4) utu-tunnus, 5) jäsenyyden alkamisajankohta, 6) jäsenyyden kesto ja 7) koulutusohjelma.
Yllä esitetyt jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot kerätään jäseneksi liittymisen yhteydessä ja poistetaan jäsenyyden päättyessä.
Digit ry:n tapahtumailmoittautumisrekisteriin kerätään henkilötietoja tapahtumien järjestämisen yhteydessä. Tapahtumailmoittautumisen yhteydessä kerättäviä tietoja voivat olla järjestettävän tapahtuman luonteesta riippuen esimerkiksi: 1) henkilön täydellinen nimi, 2) sähköpostiosoite, 3) tieto Digit ry:n tai muun järjestävän tahon jäsenyydestä, 4) ruokavaliotiedot ja 5) tiedot pöytäseuruetoiveista.
Tapahtumien järjestämisen yhteydessä kerättävät tiedot kerätään tapahtumailmoittautumisen yhteydessä ja poistetaan heti, kun niiden säilyttäminen ei ole tapahtuman järjestämiseksi tarpeen. Maksullisten tapahtumien yhteydessä tiedot poistetaan, kun tapahtumien maksut on osallistujien toimesta suoritettu.
6. Henkilötietojen vastaanottajat ja tietojen luovuttaminen
Kerättäviä tietoja voidaan luovuttaa Digit ry:n hallituksen jäsenille sekä toimihenkilöille.
Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ilman henkilön suostumusta. Mikäli tapahtumailmoittautumisen yhteydessä tapahtumailmoittautumisrekisteriin kerättyjä henkilötietoja luovutetaan tapahtumajärjestämisen yhteydessä muille tapahtumaa järjestäville tahoille, asiasta kerrotaan tapahtumailmoittautumisen yhteydessä.
Digit ry:n jäsenten kulkuoikeuksien päivittämisen yhteydessä henkilötietoja luovutetaan Turun yliopiston toimitilapalveluiden kulkuoikeuksista vastaavalla henkilölle.
7. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterien tietoja käsitellään huolellisesti tietoturva huomioiden. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisterit on suojattu asianmukaisesti ja niihin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.
8. Rekisteröityjen oikeudet
Oikeus tiedon tarkistamiseen
Rekisteröidyillä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu ja miten niitä käsitellään. Tarkastuspyynnön voi lähettää hallitukselle osoitteeseen digit[at]utu.fi.
Oikeus tiedon korjaamiseen ja poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus korjata tai poistaa tietoja ilmoittamalla asiasta hallitukselle. Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää virheellisiä tai tarpeettomia henkilötietoja rekisteröidyn pyynnöstä tai oma-aloitteisesti tarvittaessa.